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CASOS DE ÉXITO – 61.500€ directos de ahorro al ajustar los servicios de Mensajería, Valija y Servicio Postal

 

Pese a entender a priori que no había margen de mejora, el análisis detallado de los patrones de consumo de los envíos de un año y una focalización a las necesidades reales han proporcionado decenas de pequeños ajustes que ofrecen 61.500€ extras de ahorro en un cliente del sector seguros.

En un mercado asentado como la mensajería y el correo postal, los clientes creen, si no quieren correr más riesgos de los necesarios, estar llegando a su óptimo de costes. Cuando uno tiene grandes contratos renegociados por la matriz europea y tu liderazgo dentro del sector seguros no permite ajustar más el nivel de servicio ofrecido a tus más de 25 oficinas y millares de clientes, el margen de maniobra es mínimo.

Al plantear el proyecto, Lean Focus se focalizó en asegurar el uso adecuado de los distintos servicios de mensajería y correos, sin disminuir el número de expediciones. Después de analizar detenidamente los envíos realizados en un año, establecer patrones de consumo e identificar las diferentes necesidades, se ha trabajado en encontrar la solución más adecuada a cada una de ellas.

Por ello, el desarrollo de la estrategia de proveedores, apoyo en la negociación para mejorar contratos actuales, optimización de los horarios de los servicios según necesidad y coste, la asignación de proveedores según perfil de envío y el asesoramiento en  acciones encaminadas al ahorro y al uso eficiente de los distintos servicios en cada una de las oficinas ha sido clave en el éxito del proyecto.

En el punto de partida existían contratos marco, algunos amparados por un contrato corporativo y unos procedimientos de aplicación para cada una de las oficinas. Tras un análisis de los patrones de envío de las distintas oficinas, se observó, ante la sorpresa de todos, diferencias significativas en los servicios utilizados.

 

En Servicios Postales, después de analizar al detalle las necesidades y el uso actual, se han ajustado los días de recogida a las necesidades de cada oficina y se han ajustado ciertos criterios a la hora de elegir los servicios. Paralelamente se han ajustado los sobres con el objetivo de facilitar las tareas a los proveedores de Servicio Postal y tener argumentos de negociación, lo que ha proporcionado 40.000€ de ahorros.

En los Servicios de Mensajería el proyecto ha englobado la mensajería nacional, internacional y local. En  mensajería nacional se han redefinido los procesos de elección de los diferentes servicios de entrega ofrecidos por el proveedor,  se han reforzado la comunicación entre las distintas oficinas y gestionado las diferentes discrepancias y excepciones que hasta la fecha había en algunas oficinas. Estos cambios en mensajería nacional, unidos a ajustes en mensajería local e internacional han proporcionado 13.300 € de ahorros.

En referencia al Servicio de Valijas se han analizado una extensa muestra de envíos entre oficinas, incluyendo los kilos transportados diariamente, para reajustar las frecuencias según las necesidades de cada oficina, horas de entrega y tamaño de las valijas. El ahorro conseguido, sin impactar el servicio necesitado con dichos cambios y la negociación de las tarifas han dado al cliente 8.200€ adicionales de ahorro.

Una vez cerrada esta primera fase, donde decenas de pequeños ajustes nos proporcionan ahorros considerables manteniendo el mismo tráfico, queremos darle una vuelta de tuerca al proyecto. Conociendo exactamente la diferente casuística de envíos queremos utilizar las facilidades que nos proporcionan las nuevas tecnologías para reducir el número de expediciones. Aquí el ahorro podría ser mayor, pero eso ya lo comentaremos a su debido tiempo.

 

DETALLES

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